Edustajakokous

Ohjeet etäosallistumiseen Zoomilla,

• kun käytät tietokonetta (PDF-tiedosto)
• kun käytät älypuhelinta (PDF-tiedosto)
• kun käytät tablettia (PDF-tiedosto)

Pyydä tarvittaessa linkki etäosallistumista varten kultforum1@venajaseura.com

Pikalinkki ilmoittautumislomakkeeseen>>>

Suomi–Venäjä-seuran edustajakokous la 26.9.2020

Edustajakokous on seuran korkein päättävä elin, joka järjestetään neljän vuoden välein. Siellä mm. päätetään seuran strategiasta ja valitaan seuralle hallitus ja valtuusto neljäksi vuodeksi kerrallaan. Kokousedustajat valitaan osastojen vuosikokouksissa (yksi edustaja alkavaa 40 edustajaa kohden).

Suomi–Venäjä-seuran edustajakokous oli tarkoitus pitää 16.5.2020, mutta koronavirusepidemian takia kokousta jouduttiin siirtämään. Seuran hallitus päätti kokouksessaan 15.5.2020 siirtää edustajakokouksen pidettäväksi lauantaina 26.9.2020. Kokoukseen voi osallistua useammalla paikkakunnalla ja kokouspaikat yhdistetään toisiinsa etäyhteyksiin. Seuran hallitus hyväksyi 20.8.2020 kokouksen kutsun, esityslistan ja menettelytavat. Menettelytapoihin kuuluu ennakkoon 21.9.2020 klo 16 pidettävä järjestäytymisosio, jossa valitaan kokouksen toimihenkilöt (ml. vaalivaliokunta).

Täältä löydät seuran hallituksen ohjeistuksen 15.5.2020 sekä edustajakokouksen materiaalit (kutsu ja esityslista 20.8.2020)>>>

Kokouksen valmistelun aikataulu (pidätämme oikeuden koronatilanteesta johtuviin muutoksiin):

Kokous pidetään 26.9.2020 klo 11 alkaen seuraavilla paikkakunnilla:

Scandic Park Helsinki
Scandic Tampere Koskipuisto 
Scandic Julia Turku
Scandic Atlas Kuopio
Scandic Oulu Station
Scandic Patria Lappeenranta 
Scandic Rovaniemi City, Koskikatu 23 (HUOM! Hotelli vaihtunut)

Aamukahvi ja valtakirjantarkastus käynnistyvät klo 10.

Kokoukseen osallistuminen on kokousedustajille ilmaista ja matkakulut lähimmälle kokouspaikalle korvataan. Seuraajien on mahdollista osallistua kokouspäivään 26.9. etäyhteydellä, ennakkoilmoittautuminen edellytetään.

Kokouksen ilmoittautumislomake >>>

Matkakorvausten hakeminen

Osastojen nimeämille kokousedustajille korvataan matkakulut lähimmälle kokouspaikalle halvimman kulkutavan mukaan. Kilometrikorvauksen laskennassa käytetään perustetta 0,30 €/km + kyydissä olevista kokousedustajista 0,02 €/km.

Korvausta tulee hakea 4.10.2020 mennessä lomakkeella. Lisäksi kuvat mahdollisista matkalipuista toimitetaan osoitteeseen svs@venajaseura.com. Korvaukset maksetaan lokakuun aikana.

Hae edustajakokouksen matkakorvausta >>>

Jokaista osallistujaa pyydetään ilmoittautumaan kokoukseen 7.9.2020 mennessä oheisella lomakkeella. Tämä on kokousturvallisuuden takaamisen vuoksi vältttämätöntä. Mikäli ette koronavirusrajoitusten vuoksi voi tai halua osallistua paikan päällä kokoukseen, voitte lomakkeella toivoa mahdollisuutta osallistua omalla etäyhteydellä tai nimetä asiamiehen edustamaan teitä. Seuran hallitus käsittelee nämä toiveet elo-syyskuussa.

Seuran osastoja pyydetään pitämään vuosikokoukset ja toimittamaan tarvittavat edustajakokousasiakirjat 31.8.2020 mennessä osoitteeseen svs@venajaseura.com tai postitse Suomi-Venäjä-seura, PL 194, 00531 Helsinki.

Esityksiä vaalivaliokunnan jäsenistä pyydetään 7.9. mennessä (svs@venajaseura.com)

Kokousta edeltää todennäköisesti sähköistä työskentelyä kokousedustajien kesken (jotta esimerkiksi vaalivaliokunta saadaan ennakkoon valittua ja yhteen paikkaan kokoustamaan).

(Kuva: Kuopion julkinen kuvapankki kuopio.kuvat.fi, kuvaaja Vicente Serra)

Päivitetty 21.8. (lisätty hallituksen käsittelemä kokouskutsu) ja 11.9. korjattu Rovaniemen hotelli.