Edustajakokous Lahdessa ja etänä

Kuva: Juha-Pekka Huotari / Lahden kaupunki

Kutsu

SUOMI-VENÄJÄ-SEURAN VARSINAINEN EDUSTAJAKOKOUS

Aika:                 Lauantai 8.6.2024 alkaen klo 10.30. Valtakirjantarkastus klo 9.30 alkaen.

Paikka:             Greenstar Hotel Lahti (Vesijärvenkatu 1) tai etäyhteys

Seuran sääntöjen 9 § mukaan Seuran hallitus kutsuu varsinaisen edustajakokouksen pidettäväksi vuosittain huhti-lokakuun aikana.

Edustajakokouksessa käsitellään vuosittain päätettävät asiat (10 §):

– toimintakertomus edelliseltä kalenterivuodelta,

– edellisen tilikauden tilikertomus,

– tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntämisestä vastuuvelvollisille päättäminen,

– toimintasuunnitelman sekä talousarvion vahvistaminen kuluvalle kalenterivuodelle,

– valitaan seuralle tilintarkastaja sekä varatilintarkastaja tai vaihtoehtoisesti tilintarkastusyhteisö.

Edustajakokouksessa valitaan myös seuran hallitus, jonka toimikausi päättyy vuoden 2026 edustajakokoukseen (10 §, 13 §. 14 §,). Hallitukseen valitaan puheenjohtaja, kaksi varapuheenjohtajaa ja 8-10 jäsentä. Lisäksi voidaan valita 1-5 varajäsentä, jotka astuvat tehtävään hallituksen jäsenen tullessa pysyvästi estyneeksi. Edustajakokous voi myös hallituksen niin esittäessä päättää sääntöjen 14 § mainittujen muiden työryhmien nimeämisestä.

Lisäksi tarvittaessa käsitellään muut edustajakokoukselle kuuluvat tehtävät (10 §):

– säännöistä ja osastojen mallisäännöistä päättäminen,

– kiinteistön tai toiminnan kannalta huomattavan muun omaisuuden luovuttamisesta päättäminen,

– toiminnanjohtajan valinta ja vapauttaminen,

– taloudenhoitoa varten laadittavan talousohjesäännön vahvistaminen,

– tarvittaessa seuran strategian päivittäminen,

– muiden seuran hallituksen ja jäsenten esittämien asioiden käsittely.

Seuran sääntöjen (11 §) mukaan osastot valitsevat edustajansa edustajakokoukseen siten, että osastolla on oikeus saada yksi äänioikeutettu edustaja kutakin alkavaa neljääkymmentä edellisvuoden lopussa jäsenmaksunsa maksanutta tai jäsenmaksusta vapautettua jäsentä kohti. Kukin seuran yhteisöjäsen voi nimetä yhden äänioikeutetun edustajan kokoukseen.

Seuran viralliset jäsentilastot toimitetaan osastoille viimeistään helmikuun 2024 alussa.

Kokoustapahtumaan la 8.6.2024 osallistuminen on ilmaista niin etänä kuin läsnä. Etäosallistujat vastaavat itse oman etäyhteytensä toimivuudesta. Seura ei korvaa matkakuluja läsnä osallistuttaessa. Paikan päällä osallistuessa on mahdollista ottaa osaa myös muuhun Ajankohtainen Venäjä – viikonlopun ohjelmaan Lahdessa 7.-9.6.2024. Ilmoittautuminen alkaa keväällä 2024.

Pyydämme toimittamaan osaston valtakirjan edustajakokoukseen vuosikokouksen jälkeen sähköisellä valtakirjalomakkeella (tai sähköpostilla osoitteeseen svs@venajaseura.com). Toimitamme kokousmateriaalit ja ilmoittautumisohjeet kokousedustajille. Valtakirjamallit ja muita vuosikokousmateriaaleja löydätte keväällä 2024 seuran sivuilta https://suomivenajaseura.fi/osastoille .

Esityslista sekä liitteet toimitetaan kokousedustajille viimeistään kahta viikkoa ennen kokousta.

Tervetuloa edustajakokoukseen!

Helsinki 14.12.2023

Suomi-Venäjä-seuran hallitus